«Внимание - интерес - просьба - действие». Вот золотая формула, согласно которой составляется идеальное деловое письмо к партнерам, клиентам или сотрудникам фирмы. Только она позволит вашей компании избежать пустого «бумагомарательства» и добиться эффективной проработки всех задач.

Приведем простой, но очень жизненный пример.

Правление банка решило инвестировать средства в выгодный проект. Но наличных денег не хватает. Принимается решение повысить процентные ставки на отдельные виды вкладов и проинформировать об этом клиентов банка. Оптимальным инструментом донесения информации в данном случае будет деловое письмо. Которое, без сомнения, вызовет внимание клиентов одним своим появлением – ведь в нем содержатся сведения о деньгах. А деньги интересуют всех. Интерес к повышению процентных ставок будет выше, если вы пропишете будущую прибыль в рублях. То есть будете говорить не о 12% годовых, а о прибыли в 120 рублей на каждую вложенную клиентом тысячу. Если вы правильно написали текст данного письма, на этом этапе интерес клиента будет даже больше, нежели в начале чтения. Поэтому здесь уместно высказать просьбу поместить деньги в ваш банк. Но лучше, чтобы человек, занимающийся написанием делового письма, облек эту просьбу в форму дружеского совета, который банк дает своим лучшим клиентам. После чего переходите к описанию действия, которое клиент должен совершить в ближайшее время (поместить деньги до определенного числа, позвонить вам для получения дополнительной информации, зарегистрироваться на сайте и т. п.).

Не забывайте о том, что служебная переписка (в том числе, переписка с клиентами) – это важная часть делового этикета. А ее качество – не менее важная часть имиджа вашей компании. Поэтому при написании делового письма необходимо использовать официально-деловой стиль, избегать грамматических и лексических ошибок, и соблюдать некоторые правила.

Кстати, эти правила определяют не только составление и оформление писем. Часто они касаются поводов для написания писем. У каждого предприятия должны быть списки физических и юридических лиц, которым необходимо отправлять поздравления к определенным датам. Если же вам пришло такое поздравление, отвечать на него тоже нужно поздравлением, послав его либо к этой же дате, либо к следующему празднику. Когда вам приходит письмо, содержащее приглашение на мероприятие, и вы принимаете это приглашение, то отвечать не нужно. А вот если не можете присутствовать, необходимо написать текст с извинениями и объяснением причины вашего отсутствия.

Если у вас возникла необходимость написать письмо в ответ на запрос или требование, помните о том, что в ряде случаев законодательство обязывает вас сделать это в установленный срок. И, при написании текста, включить в него определенную информацию. К примеру, на журналистский запрос с просьбой указать лицо, осуществляющее руководство муниципальной службой, необходимо указать его Ф.И.О, контактный телефон, адрес предприятия и номер офиса, а так же часы работы.

Всегда помните о том, что деловое письмо может использоваться в качестве подтверждения или опровержения ваших обещаний. К примеру, корреспонденция, содержащая обсуждения сделок или торговых соглашений, зачастую строится по принципу «вопрос-ответ». На все вопросы адресата принято отвечать подробно, тщательно следя за тем, чтобы ваши формулировки не допускали двойственного толкования. Иначе такое письмо может впоследствии фигурировать в судебном процессе о публичной оферте.

Существует масса других нюансов, которые необходимо учитывать при ведении деловой переписки. Для того, чтобы соблюдать все правила делового общения, укрепить имидж фирмы, а так же использовать все убеждающие возможности делового письма, необходимо привлечь к составлению корреспонденции грамотного копирайтера. Благодаря которому вы не только сможете соблюсти все требования делового этикета, но и добьетесь положительного решения важнейших вопросов бизнеса.

Заказать написание делового письма

Посмотреть список всех статей